メールを送ったのに、数日待っても返事が来ないと不安に思ったことはありませんか？何か相手の気に触ることを書いてしまったのではないか、英語がひどく間違っていてこちらの意図が誤解されてつたわってしまったのではないだろうか、などとあなたも気を揉んだことがあるのではないかと思います。
不安に思っている方のためにまず言います。
返事が来ないのは普通です！
同じ文面のメールを送ってもすぐに二つ返事で返ってくるものから、３回催促してやっと返事がくるものまで色々あります。ですから、まず心配しなくて大丈夫です。
英語メールの返事が来ないときの対処法
- まず２、３日様子を見る
- 数日待って、リマインドする
- 電話をかける
- テキストメッセージを送る
- メールを送るタイミングを考える
日本では、メールをすればほとんどの場合数日以内に返事が来るのかもしれません。それが当たり前だと思っていると、責任感の強い私たち日本人は、返事が来ないのは自分のせいかもしれないと思って不安に陥ってしまうのです。正直言うと、私もメールの返事がなかなかこないことがあるというのは、普通のことだとわかっていてもなかなか慣れません。何か理由があるのではないかと、無駄な想像をしてしまうのです。
ここでまず前提として気づいていただきたいのは、欧米の社会人一般の考える人生における仕事の位置付けというのが、日本人のものと異なっている点です。仕事というのは契約書に書かれた時間数の労働をすることの対価として、契約書に書かれただけの報酬を受け取るというものです。
もちろん情熱をかけて取り組んでいる人はいますが、「仕事＝生活」という図式はありません。よって返事が来ない理由には、夏休みを取っている、クリスマス休暇中である、子供の病気で早退した、抱えている仕事量が多すぎて契約の午後５時までに全てのメールに返信できなかった、などいろいろな事情が考えられるますよね。
ちなみに、日本人は自分たちが休暇をあまりとらない仕事熱心な国民だと思っていますが、それは大間違いです。２０１９年日本の祝日は２２日もありましたが、イギリスの祝日はたった８日しかありません。ドイツも９日、休みが多そうなイメージのフランスも１１日と日本とは比べものにならないくらい少ないのです。よって連絡する相手が休暇シーズンとは違うタイミングで休暇を取っていることもありえます。
２、３日様子を見る
では、返事が来ない相手にどのように対応すればいいかです。まずは２、３日様子を見てみましょう。海外とのやりとりであれば時差もありますし、相手も忙しいかもしれないので、待ってみるのが常識だと言えます。それでも返事が来ないようであれば、もう一度メールを送ってみましょう。サーバーのエラーなどのせいで届いていないこともたまにあるので、数日経っても返事が来ないのであれば、再度連絡してみるべきです。
I’m wondering if you received the email that I sent you on Monday?（月曜に送ったメールは届いていますでしょうか？）
I was wondering if you have had a chance to look at the email below yet?（下記のメールはご覧いただけたでしょうか？）
などと聞きつつ、最初のメールの内容を再送してみることができます。
催促メールを送る
それでも返事が来なかったら、また数日待ってリマインダーメールを送ってみましょう。
I would appreciate if if you could get back to me by Friday.（金曜までにお返事いただけると有り難く存じます。）
締め切りを明記することもできます。毎日しつこく催促するのは逆効果です。うるさい相手、面倒くさい相手と思われると、相手の返事をする気を損なわせてしまうからです。
電話をかける
２、３回メールを送っても返事が来なかったら、電話をかけてみましょう。もちろん最初に電話をかけてもいいのですが、経験的に最初に電話をすると結局のところ、
Can you drop me an email writing down all the details?（詳細を書いてメールを送っていただけますか？）
と言われることが多いので、メールで詳細を送った上、電話で催促するという手法の方が良いように思います。メールの後に電話をかけると、たいていの場合相手はすでにメールは読んでいて、忙しくて対応できていなかったり、他の同僚からの返事を待っていたりする関係で返事ができないと言われます。そういう場合はやはり待つことしかできず、どちらにしても相手のペースでやるしかありません。
テキストメッセージを送る
何回メールをしても電話をしても、さらにはテキストメッセージを送っても返事が来ないツワモノもたまにいます。それでしばらく放っておくと１ヶ月くらい経ったある日、何事もなかったように返事が来たりすることもあります。そういう相手に頭を抱えることもあるのですが、それが新しいビジネスの話をする相手なのだとしたら、そんな人と本当にこれからビジネスしていきたいのか冷静に再考すべきだと思います。
早めにコンタクトをとる
相手から返事をもらわなければいけない締め切りの日が決まっているような場合は早めにコンタクトを始めることが重要です。誠実に、最大限の礼を払ってメールを書いて送ったのであれば、返事が来ないことの原因を深く考える必要はなく、欧米人なんてそんなものだと諦めて気長に待ちましょう。私の経験ではたいていの案件は２週間くらいで型がつきます。よって締め切りから逆算して、遅くても２週間前からはコンタクトを開始するようにしましょう。
だからといって逆にメールを早く送りすぎるのも逆効果なときがあります。相手が先の予定がわからないということで保留にされてしまったり、まだ返事をしなくても大丈夫だろうと思われてしまったりするからです。どうしても返事をもらわなければいけないのなら、相手にとって一番返事がしやすい時期を狙っていくのが良いと思います。具体的に言うなら締め切りの１ヶ月半前から２週間前の間でしょう。
英語のメールの返事が来ないとストレスが溜まるものですが、あまり気を揉まないようにしてくださいね。
