英語のビジネスメールの書き方

英語でメールを書かなければいけないけれど、どのように書けば相手に失礼がないかとお悩みですか？このページでご紹介するフォーマットに当てはめれば簡単に書くことができます。

英語のビジネスメールの書き方

件名
宛名
書き出し
内容
結び
署名

ほとんどの場合に使えるフォーマットは以下の通りです。

Dear（相手の名前）

My name is （自分の名前）and I’m working for（会社名）on.（プロジェクト名）. 
Hope this email finds you well.

（会社やプロジェクトの背景説明）

（相手にお願いしたいこと）, so we would absolutely love to speak with you.
I would be so grateful if you could get back to me on this.

If you have any further questions then please don’t hesitate to contact me on（電話番号） or（メールアドレス）.

Kind regards,

（自分の名前）

1. 件名

「簡潔に」「具体的に」というのがビジネスメールの基本です。例えば、「A meeting」とする代わりに、もう少し具体性をもたせて「Marketing meeting on 19th May」とします。

私のビジネスメールはGmailサーバーのメールなのですが、最近は本文を書けば勝手に素晴らしいタイトルをつけてくれる機能があるのでとても便利です。本文も最初の数文字を入れれば、だいたい続きそうな文章が勝手にタイプされることもありますので、よく英語メールを書く人はGmailを英語設にして、下書きを打ち込んでみて、それをビジネスメールに貼り付けるのもありかもしれません。

2. 宛名

「ビジネスメールの宛名をどう書くべきか」というのはノンネイティブの英語の話し手にとって永遠の課題かもしれません。

Dear Ms. Yuko Suzuki,
Dear Ms. Suzuki,
Dear Yuko,
Hi Yuko,

みなさんはどれを使っていますか？どれも正解です。一番上が最もフォーマルで、下に行くにつれてカジュアルになっています。私が１０年以上に渡り、様々な国の、様々な業界の人とメールをやり取りしてきた経験から言うと、おそらく一番多いのは４番、次に多いのが３番ではないかと思います。苗字や姓名両方で届くのは、銀行や税務署などからのメールです。あるいは、騎士号を持つ人など、尊敬の意を示したい相手に対しては敬称＋フルネーム、あるいは苗字を使うこともあります。

他にも自動送信メールや顧客向けの一斉メールだと、

Hello Yuko Suzuki,
Dear customers,
Dear Sir or Madam,

といったものがあります。一斉メールではなく、個人が相手の場合はファーストネームで呼ぶのが一般的です。尊敬を示したい相手に対しては、フォーマルな呼び方をしますが、普通の取引先という関係であれば、相手がクライアントだとしてもファーストネームで呼んで問題ありません。

「Dear」とするか「Hi」とするかも迷うところかもしれませんが、どちらでも失礼になることはなく、個人的な経験から言うと、英語圏の人は「Hi」を使う人が多く、英語圏以外の英語の話し手は「Dear」を使っていることが多いです。これは英語がネイティブでない人たちは、私たちが英語メールの書き方を気にするのと同様に失礼がないようにという最大の配慮をして、「Dear」を使っているように思います。

この２つの使い方によってビジネスコミュニケーションに大きな違いが生まれるというわけではありませんが、一つ考えていただきたいポイントがあるとしたら、それは「相手に合わせる」ということです。会話でも文章でも、人はその人が快適だと感じるカジュアルさのレベルでのコミュニケーションを図っています。ですからそれと同じ書き出しを使って返信することで、相手のコミュニケーションの波長に乗ることができます。

3. 書き出し

自己紹介はフォーマットに書いたところに当てはめていただければ問題ないと思います。挨拶の文についてはいくつかバリエーションがありますが、これもすでにやりとりをしている相手であれば、どれくらいカジュアルにするかは相手に合わせるとコミュニケーションがスムーズになります。

Hope this email finds you well.
I hope all is well with you.
Hope you are well.
How are you doing?

上記はどれも「ご機嫌いかがですか？」、「お元気ですか？」に当たる表現ですが、一番上がもっともフォーマルで下に行くほどカジュアルな表現になっています。相手がこの表現を書いてきたとき、それに対して返事をするのであれば、

I am very well, thank you. I hope it is the same with you too.
I am very well, thank you, and hope you are as well.
I am very well, thanks. How are you?

といった表現が可能です。こちらも下に行くにつれてカジュアルな表現になっています。意味はどれも「大変元気です。そちらはいかがですか？」という趣旨です。もちろん、相手との親密さのレベルが明確な場合は自分でどれくらいのカジュアルさで話しかけるかを決めても構いませんが、もし迷うようであれば相手に合わせるというのが基本です。

相手の聞き方のトーンに合わせて、返信文を選ぶと相手と同じレベルでのコミュニケーションが可能になります。ただ、何度も同じ相手とやりとりするのであれば、格式張った同じフレーズを何度も使うのは少しぎごちなく感じます。フォーマルなフレーズから始めて、その後は多少バリエーションをつけるようにすると良いと思います。

4. 内容

メールの実際の中身については、案件によって異なるためフォーマット化できないのですが、英語のメールの基本として「できる限り簡潔に行動を促す情報を伝える」文面を心がける必要がありますので、内容部分においても簡潔性と情報性がもっとも重要な要素になります。

日本人は一般的にメールの本文が長すぎると思います。「I want to」の代わりに「I would like to」を使うなど丁寧な言い方を心がけた上で、情報性のない儀礼的な文はできる限りカットするようにしてください。

フォーマットの中身部分の最後に使われている「I would be so grateful if you could get back to me on this.」というのは「返事をいただけますとありがたく存じます」という非常に丁寧でありながら相手に行動を促す表現になっています。

5. 結び

日本語の「何卒よろしくお願いいたします」に当たるような表現はないため、英語でメールの結びによく使われる表現は、「If you have any further questions then please don’t hesitate to contact me.」つまり「ご不明な点などございましたらいつでもご連絡ください。」という文になります。また、メールの一番最後に「お返事お待ちしております。」に当たる表現をつけることもよくあります。